1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

Gegenstand des Auftrags

Gegenstand des Auftrags zum Datenumgang ist die Durchführung folgender Aufgaben durch den Auftragnehmer:

Bereitstellung von IT-Dienstleistungen einschließlich die Wartung und der Support per Fernzugriff und auch vor Ort.

Dauer des Auftrags

Der Auftrag ist unbefristet erteilt und kann von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen gekündigt werden. Die Möglichkeit zur fristlosen Kündigung bleibt hiervon unberührt.

2. Konkretisierung des Auftragsinhalts:

Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Nähere Beschreibung des Auftragsgegenstandes im Hinblick auf Art und Zweck der Aufgaben des Auftragnehmers:

Personenbezogene Daten werden lediglich vom Auftraggeber als Anwendungsdaten erzeugt. Der Auftragnehmer erhebt, verarbeitet oder nutzt diese Daten nicht. Allerdings ist es anlässlich der Arbeiten zu unter 1. genannten Gegenstand nicht ausgeschlossen, dass der Dienstleister rein zufällig Kenntnis von solchen personenbezogenen Daten erhält.

Eigens vom Auftragnehmer aus dem Auftragsverhältnis erhobene, verarbeitete, gespeicherte und genutzte Daten beziehen sich auf Daten, die für die Erfüllung von Aufgaben notwendig sind. Jene betreffen die Kontaktdaten von Ansprechpartnern, Angaben zu in Projekten oder Supportfällen relevante Personen (bspw. Auftraggeber, Melder/Verursacher/Betroffener einer Störung) oder Angaben zu Anwendern, für die ein Benutzerkonto eingerichtet wird.

Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt.

Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

Art der Daten

Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten sind folgende Datenarten/-kategorien (Aufzählung/Beschreibung der Datenkategorien)

Die durch den Auftraggeber erzeugten Anwendungsdaten können „einfache“ personenbezogene Daten darstellen als auch besondere personenbezogene Daten sein; die Verarbeitung zu systemadministrativen Zwecken erstreckt sich potentiell auf alle Daten.

Kategorien betroffener Personen

Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

☒ Kunden

☒  Interessenten

☒ Abonnenten

☒  Beschäftigte i. S. d. § 3 Abs. 11 BDSG

☒  Lieferanten

☒  Handelsvertreter

☒  Ansprechpartner

3. Technisch-organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat die Umsetzung der im Vorfeld der Auftragsvergabe dargelegten und erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Beginn der Verarbeitung, insbesondere hinsichtlich der konkreten Auftragsdurchführung zu dokumentieren und dem Auftraggeber zur Prüfung zu übergeben. Bei Akzeptanz durch den Auftraggeber werden die dokumentierten Maßnahmen Grundlage des Auftrags. Soweit die Prüfung/ein Audit des Auftraggebers einen Anpassungsbedarf ergibt, ist dieser einvernehmlich umzusetzen.

Der Auftragnehmer hat die Sicherheit gem. Artt. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen

siehe Anlage 1

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragnehmer gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Der Auftragnehmer darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den Auftragnehmer wendet, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen

unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten.

Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Daten Portabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch den Auftragnehmer sicherzustellen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung folgender Vorgaben:

•  Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Ein Wechsel des Datenschutzbeauftragten wird dem Auftraggeber unverzüglich mitgeteilt.

• Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der Auftragnehmer setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden. Der Auftragnehmer und jede dem Auftragnehmer unterstellte Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisung des Auftraggebers verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

• Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO [Einzelheiten siehe Anhang].

• Der Auftraggeber und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen

• Die unverzügliche Information des Auftraggebers über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ermittelt

• Soweit der Auftraggeber seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen.

• Der Auftragnehmer kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

• Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem Auftraggeber im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die der Auftragnehmer z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/ Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard-und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

Der Auftragnehmer darf Unterauftragnehmer (weitere Auftragsverarbeiter) nur nach vorheriger ausdrücklicher schriftlicher bzw. dokumentierter Zustimmung des Auftraggebers beauftragen.

 Die Auslagerung auf Unterauftragnehmer oder der Wechsel des bestehenden Unterauftragnehmers sind zulässig, soweit:

• der Auftragnehmer eine solche Auslagerung  auf Unterauftragnehmer dem Auftraggeber eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in Textform anzeigt und
• der Auftraggeber nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt und
• eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Auftraggebers an den Unterauftragnehmer und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der Auftragnehmer die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher. Gleiches gilt, wenn Dienstleister im Sinne von Abs. 1 Satz 2 eingesetzt werden sollen.

7. Kontrollrechte des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat das Recht, im Benehmen mit dem Auftragnehmer Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch den Auftragnehmer in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.

Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten des Auftragnehmers nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber auf Anforderung die erforderlichen  Auskünfte zu erteilen und insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann erfolgen

durch

• die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;

• die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO;

• aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge

• unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);

• eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).

Für die Ermöglichung von Kontrollen durch den Auftraggeber kann der Auftragnehmer einen Vergütungsanspruch geltend machen.

8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.

a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen,

die die Umstände und Zwecke der

Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch

Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen

b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden

c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm

in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen

d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung

e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde

Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder auf kein Fehlverhalten des Auftragnehmers zurückzuführen sind, kann der Auftragnehmer eine Vergütung beanspruchen.

9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers

 Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich (mind. Textform).

Der Auftragnehmer hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird.

10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten

Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber – spätestens mit Beendigung der

Leistungsvereinbarung – hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse

sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen.

Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung  dienen, sind durch den Auftragnehmer entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über

das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben.

ANLAGE 1: TECHNISCHE UND ORGANISATORISCHE MASSNAHMEN

1. Verantwortliche Stelle

Firma: Systemhaus Erdmann GmbH & Co.KG

Straße: Heiligenstock 34c

PLZ/Ort: 42697 Solingen

Telefon: 0212 65985-0

Fax: 0212 65985-20

E-Mail: info@systemhaus-erdmann.de

Internet Adresse (URL): www.systemhaus-erdmann.de

Fachverantwortlicher für dieses Verfahren: Tobias Erdmann

Organisationseinheit: Geschäftsführer

2. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Zutrittskontrolle:

Abgeschlossene Serverräume

Alarmanlage

Besucherbuch/Besucherliste

Schlüsselregelung/Schlüsselbuch

Sicherheitsschlösser

Regelungen für Zutritt zu Serverräumen externer Personen

Regelmäßige Überprüfung der Schutzmaßnahmen für Serverräume.

Personenkontrolle beim Empfang

Chipkarten-/Transponder-Schließsystem

Zugangskontrolle:

Authentifikation mit Benutzer und Passwort

Einsatz von Anti-Viren-Software

Einsatz von Firewalls

Einsatz von VPN-Technologie

Erstellen von Benutzerprofilen

Passwortvergabe/Passwortregeln

Personenkontrolle beim Empfang

Regelung für den Umgang mit Passwörtern

Schlüsselregelung/Schlüsselbuch

Protokollierung der Besucher/Besucherbuch

Sorgfältige Auswahl von Reinigungspersonal

Verschlüsselung von Datenträgern

W-LAN ist gesichert

Verschlüsselung von Smartphones

Zugriffskontrolle:

Anzahl der Administratoren auf das Mindeste begrenzt

Clean Desk

Einsatz von Aktenvernichtern

Passwortrichtlinie inkl. Länge und Wechsel

Sichere Aufbewahrung von Datenträgern

Verschlüsselung von Datenträgern

Verschlüsselung von Smartphones

Verwaltung der Benutzerrechte durch Systemadministratoren

Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, insbesondere bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Trennungskontrolle:

Erstellen eines Berechtigungskonzepts.

Logische Mandantentrennung (softwareseitig).

Physikalisch getrennte Speicherung auf gesonderten Systemen und Datenträgern.

Trennung von Produktiv- und Testsystem

Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO):

Eine Pseudonymisierung findet nicht statt.

3. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Weitergabekontrolle:

E-Mail-Verschlüsselung

Einrichtung von VPN-Tunneln

Erstellen einer Übersicht von regelmäßigen Abruf- und Übermittlungsvorgängen

Prüfung der Rechtmäßigkeit der Weitergabe von Daten

Mitarbeiterunterweisung

Regelungen bei Ausscheiden von Mitarbeitern

Verpflichtung der Mitarbeiter auf das Datengeheimnis

Sichere Transportbehälter/-verpackungen

Sorgfältige Auswahl von Transportpersonal und Transportfahrzeugen

Eingabekontrolle:

Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierte Verarbeitung übernommen worden sind

Nachvollziehbarkeit von Eingabe, Änderung und Löschung von Daten durch individuelle Benutzernamen (nicht Benutzergruppen)

Plausibilitätskontrollen

Protokollierung der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts

4. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Verfügbarkeitskontrolle:

Aufbewahrung von Datensicherung an einem sicheren, ausgelagerten Ort

Erstellen eines Backup & RecoverykonzeptsBackup-Strategie (offline, online z.B. Cloud)

Erstellen eines Notfallplans

Feste Prozesse zur Datensicherung

Feuer- und Rauchmeldeanlagen

Feuerlöschgeräte in Serverräumen

Geräte zur Überwachung von Temperatur und Feuchtigkeit in Serverräumen

Serverräume nicht unter sanitären Anlagen

Testen von Datenwiederherstellung

Unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV)

Schutzsteckdosenleisten in Serverräumen

Widerherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO):

Backup Konzept (Offline/Online in der Cloud).

Notfallmanagement inkl. Notfallpläne.

Testen der Wiederherstellungssysteme.

5. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung (Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

Datenschutz Maßnahmen:

Die Organisation kommt den Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO nach

Interner / externer Datenschutzbeauftragter

Formalisierter Prozess zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen seitens Betroffener ist vorhanden

Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis verpflichtet

Software-Lösungen für Datenschutz-Management im Einsatz

Zentrale Dokumentation aller Verfahrensweisen und Regelungen zum Datenschutz mit Zugriffsmöglichkeit für Mitarbeiter nach Bedarf / Berechtigung (z.B. Wiki, Intranet ?)

Incident-Response-Management:

Einbindung von DSB und/oder ISB in Sicherheitsvorfälle und Datenpannen

Einsatz von Firewall und regelmäßige Aktualisierung

Einsatz von Virenscanner und regelmäßige Aktualisierung

Einsatz von Spamfilter und regelmäßige Aktualisierung

Regelmäßige Datenschutzschulungen

Datenschutz-Management

Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO):

Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind

Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO).

Auftragskontrolle:

Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (insbesondere hinsichtlich Datensicherheit)

Auszusondernde Hardware wird sicher zerstört

Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seiner Tätigkeiten

Prozesse für Betroffenenrechte

Schriftliche Weisungen an den Auftragnehmer (z. B. durch Auftragsverarbeitungsvertrag) i.S.d. Art. 28 DS-GVO

Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags

Unterauftragnehmer haben die gleichen Anforderungen wie Auftraggeber zu erfüllen

Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf die Vertraulichkeit

Wirksame Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer vereinbaren